C’est long, improductif, trop récurrent, etc. Les réunions en entreprise ont souvent mauvaise réputation. Vous cherchez de nouvelles techniques d’animation pour améliorer la valeur perçue et l’efficacité de vos évènements ? Souvent confondue avec le graphisme, la facilitation graphique constitue un formidable outil pour animer le travail de vos équipes. Laissez le pouvoir du dessin vous guider, vous comprendrez bien vite les principes et l’intérêt de la facilitation graphique.
1. Motiver avec la facilitation graphique en réunion
En ouvrant leur boîte mail, ce matin, vos collaborateurs et collaboratrices trouvent l’habituelle invitation mensuelle au comité de pilotage. Surprise : il s’agit d’un format dessiné. Cette fois-ci, vous avez décidé d’essayer la facilitation visuelle.
Un choix guidé par vos objectifs
Pour cette nouvelle réunion, vous comptez sur l’implication de toutes les personnes qui participent. Vous avez besoin de leur pleine concentration pour définir un projet qui les concerne toutes et tous. Lors de vos précédentes interventions, vous avez remarqué que votre position de manager nuisait à l’engagement de quelques collègues. En choisissant la facilitation graphique, vous déléguez l’animation de votre réunion à un ou une professionnelle. L’avantage est palpable : en vous mettant en retrait ou au même niveau que les collaborateurs et collaboratrices, l’engagement de chaque personne est décuplé.
Libérer la parole et intéresser chaque personne participante fait également partie de votre cahier des charges pour cette rencontre. Habituellement, une partie de votre auditoire ne s’exprime jamais. Faire appel au dessin apporte un goût de nouveauté que les personnes les plus discrètes apprécieront.
Le jour J, vous accueillez vos collègues et percevez un subtil changement d’attitude : leur curiosité a été piquée grâce à votre invitation illustrée. Ce détail, bien sûr facultatif, fait l’objet de discussions qui laissent présager une réunion des plus collaboratives.
Des échanges avec la·le facilitateur·rice
Il y a un mois, vous n’aviez jamais entendu parler de facilitation graphique. Cette pratique se définit par :
« L’action de rendre les éléments de réflexion ou de discussion visuellement compréhensibles, par le biais de symboles, dessins, ou autres modèles conceptuels adaptés à la situation. » Lebelle
Vos recherches de techniques d’animation vous ont mené·e jusqu’à un ou une facilitateur·rice qui vous a exposé ses méthodes de travail. La posture du ou de la professionnelle s’adapte aux objectifs fixés par le ou la commanditaire. En direct, iel peut synthétiser les échanges par le dessin. Son travail de capture visuelle, ou scribing, vient soutenir le discours.
Pour l’heure, votre but est ailleurs : vous souhaitez voir les personnes participantes travailler ensemble. Dans ce cas de figure, le facilitateur ou la facilitatrice graphique sort de l’ombre pour prendre en charge l’animation de la réunion par le visuel. Vos échanges préalables lui ont permis de percevoir la nature de votre projet et le résultat escompté. En amont, iel prépare les supports visuels pour se consacrer pleinement à l’animation lors de l'événement. Dynamisme, implication et compréhension pour tout le monde, tels sont ses objectifs.
2. Utiliser la facilitation graphique pour améliorer le travail d’équipe
Nature des thématiques, finalité recherchée, dynamique du groupe sont autant d’éléments qui orientent les choix du ou de la professionnelle. Vos échanges préalables ont été précis et le ou la facilitatrice graphique fait appel aux meilleurs instruments de sa boîte à outils.
Un support visuel adapté
En groupe, créer un climat de confiance est un pré-requis pour enclencher le mouvement créatif. Pour y parvenir, l’animateur ou l’animatrice peut recourir à des outils comme les icebreakers. Le principe est le suivant : en utilisant uniquement des formes, les membres du groupe représentent leur destination de rêve, leur passion ou tout autre chose les définissant. En moins de dix minutes, chacun·e se sera présenté·e et aura fait un pas dans le collectif. La discussion est lancée, le ou la professionnelle peut maintenant initier le travail autour d’un produit, d’une problématique ou d’un projet d’entreprise.
La qualité graphique n’a aucune importance, seule sa symbolique compte. D’ailleurs, les techniques utilisées n’impliquent souvent aucun dessin de la part des participant·e·s. L’important est que chacun·e trouve sa place dans le processus. Réalisés en amont, les visuels utilisés sont complétés collectivement par écrit ou à l’oral.
La finalité du travail de groupe guide le choix du support. Par exemple, le dessin d’un bateaupeut représenter un projet d’entreprise. Il reprend la matrice "SWOT". Le travail des personnes qui participent est alors de s'appuyer sur cette métaphore pour visualiser les forces, faiblesses, opportunités et menaces en lien avec le projet qu'iels vivent.. Si les métaphores sont plébiscitées pour leur pouvoir symbolique, il existe d’autres outils puissants :
- cartes mentales collectives ;
- diagrammes de Venn ;
- images à compléter, etc.
Inviter les groupes à travailler autour d’un support graphique, quel qu’il soit, vise à développer une intelligence collective.
Une performance collective
En diminuant les biais d’une communication exclusivement verbale, le dessin vient préciser les idées et permet l’expression des émotions associées. En confiance, vos collègues s’investissent dans une démarche de co-création qui active la motivation de toutes et tous. Les connaissances individuelles deviennent un langage commun à l’équipe. En favorisant la compréhension mutuelle, la collaboration autour du dessin favorise :
- l’innovation ;
- la prise de décision ;
- les consensus ;
- l’adhésion des membres du groupe.
Le fruit du travail collaboratif est tangible grâce à la restitution visuelle, reconstitution des réflexions communes. Quelle que soit sa nature, ce résultat final est engageant pour chacun·e, il est source d'investissement. La synthèse visuelle constitue la mémoire de votre événement participatif.
Si elles étaient auparavant associées à une corvée, les réunions ont aujourd'hui rendu fiers vos collaborateurs et collaboratrices. En bonus, vous pouvez être sûr·e que les idées restituées seront bien comprises et intégrées.
3. Apprendre et comprendre grâce au dessin
Un besoin de simplification
Autrefois, un métier pouvait être défini par des procédés, des outils, un espace de travail et des résultats tangibles. Ces activités aujourd’hui nommées « manuelles » ou « de terrain » ont peu à peu laissé place aux métiers du savoir. À l’heure où ChatGPT envahit notre quotidien, l’automatisation et l’infobésité posent question.
L’esprit de synthèse de vos collègues est mis à rude épreuve. Comprendre, expliquer ou mémoriser devient mission impossible pour notre système de perception qui fait face à des images et des concepts de plus en plus complexes et nombreux. Le désengagement ou le manque de motivation en entreprise s’expliquent en partie par cette sensation de pression constante. Replacer l’humain dans l’action, faire et construire ensemble sont des besoins actuels qui se font entendre.
Depuis quelques années, de nouvelles tendances émergent en réponse à cet appel à la simplification. Le Do-It-Yourself ou encore le SeriousPlay, ce concept qui consiste à empiler des briques Lego pour imaginer collectivement des processus fonctionnels, en font partie. C’est dans ce mouvement de retour au concret que s’inscrit la facilitation graphique.
Un apprentissage facilité
Pour en revenir à votre réunion, voyons comment le visuel apporte une réponse à l’objectif de simplification des réflexions. Il se dit que Cicéron apprenait ses discours en regardant des croquis illustrant les idées à verbaliser. Si c’était effectivement le cas, il ne le faisait pas par hasard. Par nature, le dessin synthétise l’information. Longtemps oublié au profit de l’expression orale, le visuel favorise la compréhension et la mémorisation. En représentant une idée par des croquis, la charge cognitive est abaissée, le travail d’assimilation et d’ancrage du concept en est facilité. Il s’agit du Picture superiority effect, principe exprimé par Paivio en 1973.
En choisissant d’animer votre réunion avec la facilitation graphique, vous impliquez vos collègues dans des échanges basés sur la parole et le visuel. Les bénéfices sont aussi intéressants que variés :
- meilleure assimilation des concepts complexes ;
- mémorisation accrue des informations ;
- créativité et ancrage émotionnel positif.
En sortant de réunion, vos collègues auront le sentiment d’avoir pleinement participé, compris et intégré des idées collectives. Utiliser la facilitation graphique en réunion, c’est suivre ce besoin de retour au concret. C’est aussi laisser la possibilité à vos collaborateurs et collaboratrices de s’investir en faisant comprendre leurs idées différemment. Vous êtes convaincu·e des avantages de cette technique d’animation ? Il s’agit maintenant de trouver un ou une facilitatrice graphique professionnelle proche de votre entreprise. Vos collègues, eux aussi charmé·s par le pouvoir du visuel, pourraient bien décider d'adopter le feutre pour prendre leurs notes en réunion. Les demandes de formation en sketchnote pourraient bien s'inscrire en top position de votre plan de développement des compétences l’année prochaine !
SOURCES
AUPERT, Caroline. La facilitation graphique, c’est quoi ? [en ligne] (consulté le 01/04/2023)
HAUSSMANN, Martin. UZMO/Penser avec son stylo. Paris : Eyrolles. 2019. 304 pages.
LEBELLE, Bernard et LAGANE, Guillaume. Dites-le en images: Des idées? Un crayon ! Paris : Eyrolles. 2013. 104 pages
LHUILLIER, Béatrice et TSIANG, Caroline. La boîte à outils de la pensée visuelle. Malakoff : Dunod. 2021. 192 pages.